Effectuer des tâches courantes d’aide à la gestion des opérations de transport et de livraison de vivres sur l’étendue du territoire pour les activités du programme Djibouti.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)
Exécuter les allocations mensuelles des vivres, réceptionner et vérifier les FRNs des différentes activités ; Envoyer les allocations aux transporteurs afin qu’ils mettent en oeuvre les moyens de transport.Collecter les programmes de chargement de toutes les allocations auprès des prestataires de transport et procéder à la planification des vivres dans le système LESS.Procéder à la création de OBD sur la base de STO de chaque activité planifiée.Etablir un calendrier des opérations de chargements mensuels pour toutes les activités.Fournir un programme des chargements journaliers de vivres et partager avec les magasins dans un délai de 24 heures.Assurer le suivi des opérations de chargements, en donnant des instructions aux prestataires de transport.Répondre à tout moment aux demandes et aux besoins opérationnels.Suivre les expéditions de vivres jusqu’à la réception par les partenaires pour chaque région.Partager des rapports de livraisons journaliers à l’équipe programme, répondre à tous les aléas du transport sur le terrain et informer les collègues sur la finalisation des livraisons du mois.Réceptionner les vivres dans le système LESS, poster les vivres de la lettre de voiture (OBD) reçus par le partenaire.Enregistrer les pertes de vivres survenus lors de l’acheminement si ces dernières sont mentionnées dans les lettres de voiture.Fermer tous les ” Opens items ”(TPO. STO) à chaque fin du mois.Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.Répondre aux questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.Procéder à la révision et à la relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.Gérer certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
Qualifications Minimales Et Expérience
Education: Diplôme de l’enseignement secondaire. Un certificat post-secondaire dans un domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
Experience: Au moins quatre (4) ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine d’activité concerné, assorti d’une expérience de travail administratif général.
Connaissances Et Compétences
Bonne capacité d’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
Language: Bonne maîtrise de la communication orale et écrite en français. La connaissance l’anglais est un atout.
